Como toda situação inédita, um projeto nos permite confrontar o empirismo e a teorização. A questão é bem simples: até que ponto ser empírico e até que ponto ser teórico para desenvolver um projeto? A resposta também pode ser simples: não existe uma regra preestabelecida que sirva como padrão para cada condição em particular que nos coloca um projeto. Muitas vezes, por meio da "tentativa-e-erro", embasada e devidamente analisada, é que podemos transpor os obstáculos para o desenvolvimento de qualquer atividade de um projeto.
A busca por resultados Quando adotamos uma metodologia para o desenvolvimento de um projeto estabelecemos parâmetros e disseminamos consensos com o objetivo de produzir resultados satisfatórios. Os resultados negativos que porventura obtemos ficam por conta dos erros nas tentativas que realizamos. Por esse motivo, muitas das dificuldades iniciais que encontramos ocasionam algumas perdas que, entretanto, podem ser rapidamente contornadas com o uso de uma metodologia que permita concentrar os esforços da equipe nas atividades realmente necessárias ao desenvolvimento do projeto.
Com o objetivo de homogeneizar a execução das tarefas das equipes envolvidas, registrar todos os resultados obtidos e padronizar toda a documentação torna-se necessário estabelecer critérios para a análise das diversas etapas que envolvem o projeto.
Por exemplo, todo projeto de rede de computadores está exposto a riscos e esse grau de exposição depende da natureza, tamanho, complexidade e do ambiente no qual está inserido. Todos os elementos constituintes de um projeto (tecnologia, pessoas, políticas, etc), representam fatores de risco, por esse motivo é interessante documentar os riscos pertinentes de cada atividade e estabelecer uma graduação para esses riscos com o objetivo de organizar as ações necessárias para minimizar / eliminar a possibilidade de impactos negativos ao andamento do projeto.
Ainda com relação aos riscos, a documentação deve apresentar também informações figurativas e descritivas. As primeiras compreendendo as classes de risco, a localização dos riscos e as segundas, a descrição das áreas e dos setores de risco, a realocação de recursos e as possíveis intervenções emergenciais.
Estratégias básicas
Outro passo importante para o desenvolvimento de qualquer projeto é o estabelecimento de um conjunto de estratégias básicas de implantação baseado em seis fatores principais: prioridades, qualidade, segurança, prazos, custos e consenso.
Prioridades ? o projeto deve ser realizado conforme um grau de importância decrescente das atividades (as consideradas mais importantes vem primeiro) e segundo, as necessidades reais do cliente;
Qualidade ? O projeto deve buscar um padrão de qualidade que atenda o cliente e que seja possível de alcançar pela equipe;
Segurança ? Dois caminhos limítrofes poderiam ser trilhados, o de segurança máxima ? compreendendo estratégias de eliminação de todos os riscos (algo bastante difícil de conseguir), ou o de segurança mínima, mediante ações preventivas, possibilitando um grau menor de ocorrência de problemas;
Prazos ? A elaboração de um cronograma de trabalho que deve ser o mais realístico possível, prevendo, inclusive, a necessidade de intervenções para a correção de possíveis desvios;
Custos ? É comum avaliarmos a viabilidade de um projeto pela relação custo/benefício, ou seja, o desejável é um menor o gasto financeiro e o maior benefício alcançável. Mas até que ponto um projeto é caro ou barato e qual benefício seria considerado satisfatório? Para evitar dúvidas como esta, uma atitude infinitamente mais vantajosa para todos é dividir um grande, complexo e normalmente caro empreendimento em pequenos projetos mais facilmente administráveis, que nos permitam estabelecer parâmetros de custos e benefícios mais realistas;
Consenso ? Em termos de administração, devemos estabelecer dois grupos de ação para conduzir um projeto: um grupo responsável pelas atividades de gerenciamento, reunindo os clientes e gerentes do projeto e outro grupo, formado pelos diversos membros da equipe, responsáveis pela execução do projeto propriamente dito. A idéia principal é que todos os envolvidos alcancem os objetivos pela construção do consenso (senso comum), fazendo concessões conscientes em favor do interesse global.
A função do Segurança
Ainda se considerarmos de maneira simplista que um projeto é um agrupamento de parâmetros sobre diversas questões, podemos estabelecer uma relação entre as questões distintas que o cercam quando existe um ponto em comum entre ambas. É exatamente esta a função de um projeto: agregar diferentes elementos e conteúdos para orientar a execução de uma atividade, seja ela nova ou de melhoria.
Por outro lado, não existem parâmetros consolidados para subsidiar a realização de um projeto. Cada projeto é uma atividade única, fora da rotina e que produz resultados diferentes de outros que porventura já existam. Talvez daí as dificuldades em se analisar as condições para a realização de uma atividade em especial, graças às diferenças que encontramos em relação a outras atividades executadas anteriormente. Partindo dessa premissa, nenhuma generalização poderá ser considerada totalmente correta e podemos afirmar ainda que cada projeto deva apresentar particularidades interessantes em suas diversas fases de execução, delineadas principalmente por aqueles que o conduzem.
Corrigindo desvios
Por fim, é importante salientar que mesmo um projeto simples, de baixo custo de implementação e tecnicamente inserido dentro dos parâmetros da metodologia pode não vir a atender plenamente às necessidades do cliente se não houver um perfeito sincronismo entre todos os envolvidos no que se refere ao fator "comunicação", relatando o andamento das atividades e dos resultados obtidos (feedback).
Por mais que um projeto procure contemplar as incertezas e os fatores desconhecidos, alguns elementos novos surgem ou não apresentam o rumo esperado, ocasionando desvios que devem ser monitorados e corrigidos tão logo sejam percebidos. |
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