O leitor Francisco Assis dos Santos quer saber se é possível acessar a agenda pessoal em uma planilha Excel, fazer modificações, salvar e acessar o mesmo arquivo em um outro computador. Segundo o especialista em Excel, Fábio Viana, em primeiro lugar é preciso esclarecer que o software de planilhas não é o melhor para manter uma agenda atualizável e atualizada. Para isso o Office oferece o Outlook. O Excel é um documento que necessariamente deve ser salvo em um HD toda vez que for alterado.

Para utilizá-lo via webmail, a única forma é reenviar o arquivo alterado e renomeado de um e-mail para outro todas as vezes que você fizer modificações. Para não ter este trabalho, o ideal é que você contrate um provedor Web que ofereça um disco rígido virtual. Nele você poderá salvar os arquivos que desejar e acessá-los de qualquer computador conectado à Internet.

Compartilhamento de arquivos em Excel

Mas Viana explica que, se você estiver trabalhando em um diretório que outras pessoas possam acessar, o Excel permite que o mesmo arquivo seja compartilhado por diversos usuários em outras máquinas. Mas para isso é preciso ativar o recurso de Compartilhamento de Arquivos, da seguinte forma:

Com o arquivo aberto, vá no menu Ferramentas -> Compartilhar pasta de Trabalho. Na aba Editar, marque a opção ?Permitir alterações por mais de um usuário ao mesmo tempo?. Se quiser, há algumas opções adicionais na aba Avançadas. Depois, clique em OK. O Excel perguntará se você deseja salvar o arquivo. Clique em Sim e você verá que, ao lado do nome do arquivo, surgirá a palavra "Compartilhado".    A partir daí, todos que abrirem o documento poderão alterá-lo e salvar as mudanças. Desta forma, você poderá enviar por e-mail somente o link do arquivo, e não o arquivo. Note porém, que este arquivo precisará estar armazenado em um local onde possa ser acessado por várias pessoas, ou seja, essa solução só vale para quem tem o micro plugado em uma rede de computadores. Outra opção para quem faz questão de usar o Exel é Google Spreadsheets, um Excel do Google. Ele permite que o usuário crie planilhas em Excel e as acesse de qualquer lugar. Para usá-lo basta ter uma conta do Gmail, o e-mail do Google. Quer saber mais sobre Excel? Confira as matérias especiais do WNews sobre o assunto:

Tutorial: Introdução ao Excel com orçamento doméstico

15 dicas para você usar o misterioso Excel

E se você quer saber mais sobre o recurso de agenda do Outlook, confira os links abaixo: