Quando comecei a lidar com computadores, uma das primeiras coisas que aprendi é que essas máquinas não são 100% confiáveis. Por melhor que seja o seu hardware, por mais que o sistema operacional esteja bem configurado e por mais experiente que seja o usuário, as chances de algo dar errado com a máquina existem e, não raramente, as vítimas dessa história podem ser os seus preciosos dados. Por esta razão fiz esta coluna, que mostra dicas e orientações sobre como e quando fazer backup (cópia de segurança) de seus arquivos para assim evitar o pânico de ter os seus dados perdidos.

O que é Backup?

O primeiro passo para uma pessoa ou para uma empresa entender o que é backup é ter a noção de que seus dados podem ter importância patrimonial e, portanto, devem receber o mesmo tratamento de outros itens de valor. Para avaliar o nível de valor que alguma coisa te representa, bastar imaginar quais as conseqüências que você teria ao perdê-la ou tê-la como inacessível. Por exemplo, suponha que você nunca tenha se preocupado em fazer revisões regulares em seu carro e, um belo dia, o veículo sofre uma pane minutos antes de um compromisso. Além do prejuízo com o reparo do carro, você pode ter perdido algo muito importante por não ter comparecido ao lugar que você ia.

Imagine agora o que aconteceria se o banco do qual você é cliente perdesse os dados de todas as contas. Como saber a quantidade de dinheiro que cada cliente possui? Como saber quem são os clientes? Esse talvez seja o exemplo que melhor ilustre a importância de encarar os dados como um patrimônio, como algo de valor.

Para você saber o quão importante são seus arquivos, imagine o que aconteceria se você os perdesse. Qual seria sua reação ao saber que seu acervo de mais de 10 mil músicas simplesmente sumiu? O que você faria se descobrisse que os arquivos de seu trabalho de conclusão de curso estão todos danificados? Quais seriam as conseqüências ao descobrir que o CD onde você guardou a única cópia de uma importante apresentação de slides está quebrado? O que diriam os seus amigos ao descobrirem que, por uma falha em seu computador, você perdeu todas as fotos daquele grandioso evento que vocês foram? Qual a desculpa que você daria ao seu chefe ao constatar que aquele relatório de mais de 100 páginas está corrompido?

Bom, se você imaginou as situações acima ou já passou por algo semelhante, já deve ter noção de todos os transtornos que isso pode causar. Então, com base nisso, pergunto: o que você faria para evitar que situações constrangedoras como essas te acontecessem? Se entre as opções que você cogitou está a de fazer cópias dos arquivos, meus parabéns, pois backup é exatamente isso, uma cópia que fica à sua disposição para o caso do arquivo original não puder ser usado por algum motivo. Agora que você já entendeu o espírito da coisa, que tal incluir o backup no seu cotidiano?

Com que freqüência fazer backup?

Um backup não serve apenas para ser usado no lugar de um arquivo danificado ou inacessível. A cópia também pode ser usada para consultar uma informação que, por um motivo ou outro, não existe na versão atual. Por isso, é importante ter em mente qual a finalidade do arquivo e com que freqüência ele é atualizado para definir o intervalo no qual as cópias de segurança devem ser feitas.

Se você possui, por exemplo, um pequeno comércio, talvez seja adequado fazer backup dos dados diariamente, já que clientes e pedidos novos são adicionados todos os dias. No entanto, se você está fazendo um trabalho de conclusão de curso, pode criar cópias toda vez que o arquivo for alterado.

Se você quer fazer cópias de seus arquivos de música, pode fazê-lo uma única vez, e apenas acrescentar as canções novas que adquirir. Isso porque os arquivos de música não são alterados constantemente. O mesmo vale para os seus vídeos, seus arquivos em PDF, suas fotos, enfim.

Aqui, no InfoWester, por exemplo, são realizadas cópias diárias e semanais. A base de dados do Blog InfoWester é copiada diariamente, pois essa seção do site recebe informações novas regularmente, já que textos e comentários novos são adicionados praticamente todos dias. Por outro lado, os arquivos das matérias do site e o banco de dados do Fórum InfoWester são copiados semanalmente, já que não são alterados com uma freqüência muito alta.

Com base nesses exemplos, analise a sua situação para verificar quando fazer backup de seus arquivos. Via de regra, quanto mais atualizados e importantes eles forem, cópias mais freqüentes devem ser feitas.

Quantas cópias fazer?

Para definir a quantidade de cópias de arquivos a se fazer, você pode se basear em duas coisas: primeiro, na importância dos arquivos; segundo, na quantidade de dispositivos e meios de armazenamento que você vai usar.

O parâmetro da importância é trivial: quanto mais importantes forem os dados, mais backups devem ser feitos. Já o parâmetro dos dispositivos de armazenamento depende de vários fatores: vale a pena adquirir um equipamento próprio de backup? Usar o que tenho em mãos é suficiente?

No caso de empresas de grande porte, é comum a contratação ou mesmo a criação de centros de dados (data centers) próprios para o gerenciamento de backups. Uma empresa de porte médio ou pequeno pode preferir a aquisição de servidores específicos para esse fim - que tenham, por exemplo, um esquema de replicação de dados baseados em RAID.

A grande maioria dos usuários domésticos, no entanto, não precisa desse aparato todo. Seus arquivos de música, por exemplo, podem ser gravados em CDs ou DVDs. Se você tiver um segundo computador em casa, pode armazenar as cópias das músicas nele também. Se preferir, você pode comprar um HD externo próprio para backups.

Arquivos de trabalhos acadêmicos podem ser armazenados em vários lugares. Por exemplo, você pode manter uma cópia no seu computador, outra em um pendrive, e uma terceira no seu serviço de e-mail, já que a maioria oferece espaços generosos para isso, como é o caso do Gmail.

No entanto, não é porque você possui vários dispositivos de armazenamento que você precisa utilizar todos. Utilize apenas os que se mostrarem úteis e acessíveis. Aqui no InfoWester, por exemplo, mantemos os arquivos originais e mais três cópias de backup. Uma das cópias fica armazenada em um servidor na internet, assim é possível acessá-lo de qualquer lugar. A segunda cópia fica armazenada no computador usado para administrar o site, enquanto uma terceira cópia fica guardada em um HD externo, que pode ser facilmente transportado. Há ainda um quarto conjunto de cópias guardados em DVDs que contém versões antigas de artigos, de scripts e de imagens usadas no site.

Algumas formas interessantes de backup

Para a maioria das pessoas, fazer backup é uma chateação, principalmente quando os arquivos são grandes em tamanho ou numerosos. Mas há algumas formas de fazer isso de maneira indireta, quase que sem perceber. Eis algumas dicas para isso:

- Se você criou arquivos para um trabalho acadêmico, por exemplo, envie cópias aos seus colegas de grupo. Dessa forma, se a sua cópia, por algum motivo, estiver inacessível, um de seus colegas poderá substituí-la pela cópia que tem;

- Se você tem arquivos de música, vídeo, fotos, entre outros, pode dividi-los com seus amigos (desde que eles tenham gosto semelhante, é claro). Por exemplo, você pode enviar um DVD a um amigo contendo os vídeos da última festa que vocês participaram. Assim, se você perder os vídeos originais, poderá pedir ao amigo para lhe emprestar as suas cópias;

- Com a popularização das câmeras digitais, uma pessoa é capaz de gerar centenas e centenas de fotos. Quando passá-las ao seu computador, aproveite a oportunidade para guardá-las também em serviços de álbuns on-line, como Flickr e o Picasa Web. Dessa forma, além de poder compartilhar as fotos com os amigos, você mantém uma cópia on-line, acessível em qualquer lugar. O mesmo vale para os vídeos. Você pode mandá-los para serviços como o YouTube. A maioria desses sites permite armazenar os arquivos tanto de forma pública (acessível a qualquer pessoa), quanto de forma privada (acessível somente às pessoas autorizadas);

- Crie versões de seus arquivos. Ao trabalhar em um arquivo, você pode fazer alterações irreversíveis e se arrepender. Por isso, sempre que fizer uma alteração significativa, salve o arquivo com outro nome ou em outro diretório. Assim, você poderá recorrer à versão anterior sempre que necessário.