Imagine mudar o seu escritório para Internet e poder acessar e imprimir de qualquer lugar uma proposta  de compras, a apresentação de um novo produto e outros documentos, sem precisar estar diante do computador de casa ou do trabalho. Com a Web 2.0 isso já é possível. Muitos aplicativos de produtividade estão disponíveis online. O melhor dessa revolução é que alguns desses programas podem ser usados gratuitamente, como é o caso dos oferecidos pela empresa brasileira Aprex e Google.

A grande vantagem desse modelo é que os usuários ganham mobilidade e passam a depender cada vez menos dos programas que estão instalados em seu computador, como o  Office da Microsof. Eles poderão realizar suas tarefas do dia-a-dia onde estiverem, usando um desktop, notebook ou smartphone.

Entre as aplicações de escritório oferecidas neste modelo, estão processador de texto, planilha, software de apresentação, calendários, agendas e e-mail. Os documentos são produzidos de forma online e ficam armazenados na rede para consulta, atualização e compartilhamento com colegas, funcionários, clientes e fornecedores.  

Uma das empresas que permitem a transferência do trabalho do dia-a-dia para Internet é a brasileira Aprex, que oferece três serviços online: escritório, apresentações e e-mail marketing. Todos possibilitam comunicação entre grupos de pessoas.

Escritório online

O maior destaque do escritório online da Aprex é o calendário, que pemite acesso rápido aos contatos da empresa, visão geral dos compromissos de cada funcionário para o dia e resumos de tarefas, entre outras funcionalidades.

Todas informações são atualizadas em tempo real e podem ficar disponíveis na intranet, extranet e Internet. Assim, podem ser compartilhadas entre os funcionários, clientes e ser liberadas para o público em geral, dependendo do conteúdo, segundo as medidas de segurança. 

Edson Romão Gomes, sócio-diretor da Aprex, diz que o maior benefício do escritório online é a possibilidade de as pessoas terem acesso rápido a seus documentos em qualquer lugar, poder editá-los e trocar informações com grupos de pessoas envolvidos em determinada tarefa.  

O executivo dá o exemplo de um médico em trânsito que com uso do calendário online pode visualizar o agendamento de pacientes que está sendo feito sua secretária no consultório, já que a ferramenta conta com funções de RSS, que atualiza informações em tempo real.  

Os serviços de aplicações online da Aprex foram criadas inicialmente para atender pequenas empresas que não têm departamentos de informática, diretores de tecnologia nem muitos recursos para investir na compra de software. Mas Gomes conta que a oferta de aplicações pela Web fez tanto sucesso que a empresa passou a ser procurado por profissionais liberais e até órgãos governamentais. 

Em um ano de operação a Aprex cadastrou 30 mil contas para uso de seus serviços que são compartilhados por mais de 50 mil pessoas. A empresa tem ofertas pagas com mensalidades a partir de R$ 38, para cinco usuários e também um plano grátis.

O serviço oferecido sem custo atende até dois usuários que precisa se comunicar com um cliente de forma online. Os assinantes ganham disco virtual de 20 MB para armazenamento de informações na Web.

Romão considera que o escritório online é uma tendência, pois oferece mobilidade para as pessoas trabalharem e compartilhar documentos, sem a barreira da distância, hardware e navegador.

Outra vantagem do modelo é a redução de custos para as empresas que não podem comprar programas de produtividade mais sofisticados como o Exchange da Microsoft e Lotus Notes da IBM. Há também uma redução da pirataria do Office da Microsoft e outros programas pagos.