Mantenha o tamanho do arquivo pequeno desde o início

1. Desative os salvamentos rápidos do PowerPoint para evitar dados excessivos em seus arquivos de apresentação a cada vez que você salvar. Vá para "Ferramentas", clique em "Opções", clique na guia "Salvar" e desmarque a caixa de seleção "Permitir salvamentos rápidos". Depois salve sua apresentação com um novo nome.

2. Elimine fontes e figuras embutidas. Verifique primeiro o tamanho das fontes do arquivo ? algumas das mais recentes são imensas ? e inclua somente as fontes que você vai precisar. Da mesma forma, não copie e cole nem arraste imagens de outros programas para a apresentação. Fazer isso cria uma imagem vinculada a um objeto embutido que não pode ser compactado.

Em vez disso, clique em "Inserir", depois em "Figura" e em "Do Arquivo", Outra opção para compactar esses objetos embutidos é clicar com o botão direito do mouse na imagem, selecionar "Agrupar" e clicar em "Desagrupar". Agora, clique com o botão direito sobre a imagem novamente, aponte o ponteiro do mouse para "Agrupar" e clique em "Reagrupar".

3. Mantenha as imagens do PowerPoint menores que 1024 × 768 pixels. Para compactar imagens maiores no PowerPoint 2002 e em versões posteriores, clique com o botão direito do mouse na figura e selecione Formatar imagem. Clique na guia "Imagem "e em "Compactar", "Aplicar a". Depois escolha "Imagens selecionadas" ou "Todas as imagens no documento". Em "Alterar resolução", clique em "Web/Tela ou Impressão", dependendo de como sua apresentação será usada. Por último, em "Opções", selecione as caixas de seleção "Compactar imagens" e "Excluir áreas cortadas das imagens".

4. Os arquivos do Word crescem a cada alteração controlada, mesmo que você exclua dados. Para reduzir o tamanho do arquivo e ver as alterações claramente, entre as etapas de revisão clique no botão "Aceitar alteração da barra de ferramentas" e selecione "Aceitar todas as alterações no documento". Depois, salve o documento como uma nova versão.

5. Formatações e estilos extras podem aumentar o tamanho de seu arquivo. Para evitar formatações desnecessárias, use um modelo confiável ou crie documentos a partir de um arquivo Word em branco. Depois, crie somente os estilos de que você precisa para cabeçalhos, corpo de texto e marcadores. Se for necessário trabalhar com outros arquivos, insira o texto com o mínimo de formatação possível. Você também pode clicar com o botão direito do mouse nos estilos não desejados e excluí-los em "Formatação", "Estilos e formatação".

Compartilhe sem exceder o limite das caixas de entrada

6. Ao usar o recurso ?Revisão? do PowerPoint ? no PowerPoint 2002 em Arquivo, enviar para, Destinatário de e-mail (para Revisão) ? revisar e mesclar as alterações costuma manter os arquivos pequenos. Se você for o remetente, abra a apresentação e clique em "Sim" para mesclar as alterações. Aplique o que você deseja manter, clique em "Revisão final" na barra de ferramentas Revisão e salve a apresentação.

7. Compacte seus arquivos para eliminar dados redundantes. Os computadores pessoais da HP com Windows XP e Windows Vista Business têm recursos de compactação integrados. Basta clicar no arquivo ou na pasta que você deseja compactar, selecionar "Enviar" para no menu suspenso e depois Pasta compactada (zipada).

8. Elimine a necessidade de enviar anexos grandes. Crie links para o arquivo ou pasta armazenada de forma centralizada em seu servidor. Saiba mais sobre os benefícios dos servidores em rede. Siga essas dicas e você estará no caminho para uma caixa de entrada enxuta e otimizada. Seus clientes e colegas de trabalho também vão agradecer seu esforço