Às vezes o usuários precisa enviar uma mesma mensagem para grupo de pessoas da sua empresa ou para amigos. Mas nem todos sabem como fazer essa operação. Em resposta a dúvidas de leitores o WNews dá dicas de como criar uma lista de contatos nos servidores de e-mail nas duas versões do Outlook da Microsoft.  Porém, antes de tudo os usuários devem ficar atentos com a finalidade da distribuição de seus e-mails para que não sejam em massa, já que há um projeto de lei tramitando no Congresso Nacional que pune no Brasil spammers. A proposta já foi aprovada pelo Senado e encontra-se atualmente no Câmara dos Deputados. 

Leia mais: Você está distribuindo spam? Para enviar a mesma mensagem para uma lista de contatos, a maneira mais prática é reunir as pessoas cadastradas em seu catálogo de endereços em um grupo com afinidades distintas. O Microsoft Outlook 2002 Standard Edition, Microsoft Office Outlook 2003 e Microsoft Office Outlook 2007 chamam esses grupos de Lista de Distribuição de Contatos e sua criação é um processo de duas etapas.

Em primeiro lugar, deve-se decidir onde esse grupo será armazenado. Para isso, basta seguir os seguintes passos:

1. No menu ?Ferramentas?, clique em ?Catálogo de Endereços? para abrir seu catálogo de endereços.   2. Na lista ?Mostrar nomes de?, vá em ?Contatos?.   3. No menu ?Arquivo?, abra ?Nova entrada? ou clique no botão ?Nova entrada? na barra de ferramentas.   4. Em ?Selecione o tipo de entrada?, clique em ?Nova lista de distribuição?.   5. Em ?Inserir esta entrada?, entre na guia ?No(a) contatos?. Essa seleção determina onde sua nova lista de distribuição será salva. Esse é o local padrão.   6. Clique em ?OK?. Agora, sua nova lista de distribuição está definida para ser salva na pasta ?Contatos?. Um formulário de lista de distribuição sem título é aberto. Neste momento, é possível começar a adicionar os contatos à sua nova lista de distribuição.

A segunda etapa é adicionar seus contatos à lista. Siga os passos:

1. Na caixa ?Nome?, dar um título para sua lista de distribuição.   2.Clique no botão ?Selecionar participantes? para adicionar membros de qualquer uma de suas entradas do Catálogo de endereços ou de Contatos.   3. Selecione ?Salvar? e ?Fechar? para finalizar o processo.

O nome da lista de distribuição é o que aparece em negrito em comparação às outras entradas na pasta de contatos. Nos modos de exibição de tabela, o nome da lista vem no campo ?Preencher nome?. É possível exibir os membros da lista abrindo a entrada.

Outlook Express

No Outlook Express a criação de uma lista de distribuição é bastante parecida a de um novo contato. Basta clicar "Novo grupo", segundo botão da barra do catálogo de endereços.

Na tela que se abre, a primeira coisa a se fazer é dar um nome ao novo grupo. O passo seguinte é informar ao programa quais os membros devem integrá-lo. Para isso, clique no botão "Selecionar membros". Uma janela com a lista de todos os contatos cadastrados aparecerá. Para acrescentar um contato ao grupo, basta marcar o nome e pressionar no botão "Selecionar" ou então clicar duas vezes sobre ele. Quando todos os membros estiverem indicados, é só dar "Ok".

Em qualquer momento, você pode acrescentar um novo contato sem ter que sair do gerenciador de grupos. Basta apertar o botão "Novo contato" e seguir as instruções apresentadas acima para a criação de novos contatos.

O grupo aparecerá na listagem do catálogo de endereços com seu nome em negrito e com um ícone diferente dos contatos. Para alterar os dados de um grupo, basta clicar duas vezes sobre seu nome ou marcá-lo e depois no botão "Propriedades" da barra de botões do catálogo de endereço.

É possível acrescentar novos membros ao grupo ou excluir outros que, por algum motivo, já não devem fazer parte dele. Você pode criar quantos grupos quiser.