Gerenciar contas de e-mail eficientemente é um processo cada vez mais difícil. Além do famigerado spam, que entope nossas caixas com anúncios de curas para a impotência, sites de sexo e toda sorte de bobagem, temos que dar conta também das correntes e piadinhas enviadas por amigos ?sem noção?, trocas de farpas daquelas listas de discussão que assinamos e raramente lemos e por aí vai. Até certo ponto dá para levar, mas chega uma hora em que a situação se torna insustentável. Vejamos o que fazer, então.

Vamos usar o Outlook Express 6 como base deste tutorial ? não porque seja o melhor programa de leitura de e-mails, mas por ser o que a maioria das pessoas tem, já que vem embutido no Windows junto com seu irmão, Internet Explorer. Mas não se preocupe: se você usa o Mozilla Thunderbird, o Eudora ou algum outro software alternativo, praticamente tudo se aplica também ? talvez as funções não estejam nos mesmos menus ou com os mesmos nomes, mas a mecânica geral é a mesma.

Cada condição gera uma ação

O primeiro recurso que todos que pretendem dar um jeito na bagunça de sua caixa de entrada devem conhecer são as ?regras?. Clique em ?ferramentas? e escolha ?regras de mensagens? e ?correio? (Tools ? Message Rules ? Mail) (Figura 1). Será aberta uma janela de criação de regras com quatro campos: condições, ações, descrição e nome da regra (Figura 2). Tratemos de entender como eles funcionam.

No primeiro campo, devemos especificar a condição que ativará esta regra. Se você não quer receber mensagens daquele conhecido chato, deve marcar a primeira caixa, ?Quando a linha do remetente contiver a pessoa?. Se o problema for classificar os e-mails de uma lista de discussão, escolha ?Quando o assunto contiver palavras específicas?. O mesmo vale para criar um filtro rudimentar de spam. Caso use mais de uma conta de e-mail e precise separar as mensagens, marque ?Quando a mensagem for da conta especificada?.

A segunda área da janela é onde determinamos o que o Outlook deve fazer com as mensagens que atendam às condições escolhidas acima. Podemos mandar apagá-las ou nem trazê-las do servidor, se forem do colega que envia piadinhas chatas; movê-las para uma determinada pasta, se forem de uma lista de discussão; realçá-las com uma cor, se forem de uma outra conta de e-mail; marcá-las para acompanhamento, se forem do seu chefe, e assim por diante.

Cada coisa em seu lugar

Digamos que o objetivo seja organizar newsletters e listas de discussão ? uma das maiores utilidades das regras. Marcamos a condição ?Quando o assunto contiver palavras específicas? e a ação ?mover para a pasta especificada?. Repare que os dois pedaços da regra aparecerão na terceira área desta janela, com links para ?palavras específicas? e ?pasta especificada? (Figura 3). Claro, ainda temos que especificar essas coisas!

Primeiro vamos clicar em ?palavras específicas?. Na tela seguinte, digitamos o termo que identifica as mensagens de uma lista, geralmente entre colchetes. ?[montanhismo]?, no caso de uma lista dedicada ao tema que assinamos (Figura 4). Não esqueça de clicar em ?adicionar? para que a palavra seja inserida na lista, no quadro de baixo. Se você assina várias listas sobre um mesmo tema e quer que as mensagens fiquem todas na mesma pasta, pode acrescentar mais palavras, como ?[escalada]?, ?[trilhas]?, ?[trekking]? etc (essas últimas são só exemplos hipotéticos ? nem sabemos se essas listas existem).

Depois de fechar a janela de palavras, cliquemos no link ?pasta específica?. Agora é só escolher uma pasta já existente ou criar uma nova para este fim. Em nosso exemplo, criamos a subpasta ?Montanhismo? dentro do Inbox (Caixa de Entrada). O nome foi o mesmo do identificador da lista para facilitar a compreensão, mas poderia ser qualquer coisa que decidíssemos (Figura 5).

De volta à janela de criação de regra, podemos observar que os links agora indicam a palavra que determinará o envio da mensagem para a pasta e a pasta em questão. Resta apenas dar um nome para esta regra ? qualquer coisa que ajude a identificá-la posteriormente sem a necessidade de olhar sua ação e condição. Optamos por ?Lista sobre montanhismo? (Figura 6).

Regras da vida

Para enriquecer o exemplo, criamos mais três regras usando os mesmos procedimentos descritos acima: uma para mover mensagens das listas sobre fotografia digital, uma para marcar em amarelo as newsletters do site Slashdot e outra para apagar as piadas enviadas por Fulano de Tal, o amigo chato que todos nós temos (Figura 7). Um internauta normal deve precisar de pelo menos uma dúzia de regras para efetivamente organizar sua caixa de entrada, mas você não precisa criar todas elas de uma vez.

Assumindo que o seu Outlook já estivesse cheio de mensagens não organizadas, é uma boa idéia aplicar as regras que acabamos de criar a todo o conteúdo da caixa de entrada. Para isso, basta clicar em ?Selecionar todas?, verificar se a pasta principal está marcada, optar ou não por incluir subpastas e clicar em ?Aplicar agora? (Figura 8). Dependendo de quantas mensagens você tiver em sua caixa, este processo pode demorar mais ou menos tempo. No final, suas mensagens terão sido devidamente organizadas.

Voltando à tela principal do Outlook Express, podemos observar que as mensagens de fato foram movidas para as pastas determinadas (Figura 9). Daqui para frente, isso acontecerá automaticamente com todas as mensagens que chegarem, sem que você precise ficar mandando executar as regras a toda hora. Se alguma delas não estiver funcionando direito, verifique se você escreveu as palavras da condição exatamente como elas vêm no e-mail e tente novamente.

A ferramenta de regras também pode ser usada como uma linha de proteção extra contra spam, por meio da criação de regras para apagar mensagens que contenham termos como ?Viagra Natural?, ?Aumente seu ...?, ?Dinheiro fácil? e outros assuntos que os spammers adoram. Infelizmente, essas pragas andam tão sofisticadas que essa medida isoladamente não resolverá o problema ? mas isso é assunto mais que suficiente para outro tutorial.